Ngày 6/10, Tập đoàn Đèo Cả tổ chức Tọa đàm chuyên đề về công tác lập hồ sơ nội nghiệp, nghiệm thu, thanh quyết toán dự án. Chương trình tập trung đánh giá thực tiễn triển khai, nhận diện những nội dung cần tiếp tục cải thiện và thống nhất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hồ sơ, đẩy nhanh thu hồi vốn tại các dự án.

Tọa đàm do Phó Chủ tịch HĐQT Phan Văn Thắng và Phó Chủ tịch HĐQT Nguyễn Tấn Đông đồng chủ trì, với sự tham gia của Hội đồng Cố vấn, Ban Điều hành Tập đoàn, đại diện các ban chuyên môn và ban điều hành dự án trong toàn hệ thống, cùng các đơn vị tư vấn.

Toàn cảnh buổi tọa đàm.

Hồ sơ phải đi cùng tiến độ và dòng tiền

Khai mạc và định hướng tọa đàm, Phó Chủ tịch HĐQT Phan Văn Thắng ghi nhận những chuyển biến trong công tác nghiệm thu, thanh quyết toán thời gian qua. Bên cạnh kết quả đạt được, ông yêu cầu các đơn vị tiếp tục cải thiện tiến độ lập, phê duyệt hồ sơ; nâng cao chất lượng kiểm soát khối lượng phát sinh và đẩy nhanh công tác quyết toán tại các dự án.

Nhấn mạnh tầm quan trọng của công tác nội nghiệp, ông Phan Văn Thắng khẳng định: “Công tác nghiệm thu, thanh quyết toán là khâu sống còn biến kết quả thi công thành hiệu quả sản xuất kinh doanh. Công trình thi công xong mà hồ sơ chưa xong thì chưa thật sự hoàn thành được công việc, sẽ ảnh hưởng đến dòng tiền để doanh nghiệp tái sản xuất”.

Phó Chủ tịch HĐQT Phan Văn Thắng ghi nhận những chuyển biến trong công tác nghiệm thu, thanh quyết toán thời gian qua.

Theo đó, tọa đàm được yêu cầu đi thẳng vào những vấn đề thực tế, xác định rõ nguyên nhân, giải pháp, đầu mối và thời hạn xử lý, làm cơ sở hình thành chương trình hành động cụ thể trong thời gian tới.

Chủ tịch Hội đồng Cố vấn Hồ Nghĩa Dũng đánh giá nội dung chuyên đề đã chạm tới một vấn đề cốt lõi trong quản trị xây dựng. Theo ông, hồ sơ không đơn thuần phục vụ nghiệm thu, thanh toán mà còn là căn cứ chứng minh chất lượng công trình. “Công trình đẹp đến đâu mà không có hồ sơ chứng minh thì cũng không được coi là đạt chất lượng”, cố vấn Hồ Nghĩa Dũng nhận định.

Chủ tịch Hội đồng Cố vấn Hồ Nghĩa Dũng phát biểu tại chương trình.

Trong điều kiện các dự án chịu sức ép lớn về tiến độ, thời tiết và vật liệu, ông Hồ Nghĩa Dũng lưu ý công tác hồ sơ phải được tổ chức song song với thi công, thay vì chờ công trình hoàn thành mới tập trung hoàn thiện thủ tục.

Phát biểu đề dẫn, Cố vấn cấp cao Ngô Văn Quý phân tích công tác nội nghiệp có vai trò xuyên suốt quá trình thực hiện dự án. Làm tốt công tác này vừa giúp kiểm soát tiến độ, chất lượng, chi phí, đẩy nhanh giải ngân và thu hồi vốn, vừa tạo nền tảng hoàn thiện hồ sơ hoàn công phục vụ quản lý, vận hành công trình sau đầu tư.

Cố vấn cấp cao Ngô Văn Quý phân tích công tác nội nghiệp có vai trò xuyên suốt quá trình thực hiện dự án.

Theo ông Ngô Văn Quý, thực tế tại một số dự án cho thấy thời gian hoàn thiện thủ tục quyết toán còn kéo dài. Vì vậy, cần tiếp tục thống nhất phương pháp thực hiện, nâng cao tính chủ động và phối hợp giữa các bên để rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, thúc đẩy vòng quay vốn.

Tháo điểm nghẽn ngay trên công trường

Theo báo cáo tại tọa đàm, công tác quản lý hồ sơ, nghiệm thu và thu hồi vốn thời gian qua đã có những chuyển biến tích cực. Tuy nhiên, trong bối cảnh quy mô các dự án ngày càng lớn, yêu cầu tiến độ cao và nhiều đầu việc được triển khai đồng thời, công tác nội nghiệp cần tiếp tục được tổ chức đồng bộ, chủ động hơn.

Các ý kiến tập trung vào một số nhóm vấn đề chính như rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ thiết kế, dự toán và khối lượng phát sinh; tăng cường phối hợp giữa các chủ thể tham gia dự án; chuẩn hóa công tác lập, quản lý hồ sơ và củng cố nguồn nhân lực kế hoạch - kỹ thuật đáp ứng khối lượng công việc ngày càng tăng.

Từ thực tế dự án Đồng Đăng - Trà Lĩnh, ông Phạm Duy Hiếu – Phó Tổng Giám đốc Tập đoàn, Giám đốc Ban Điều hành Tổng thầu dự án, đề xuất tiếp tục củng cố lực lượng Kế hoạch - Kỹ thuật, tăng khả năng thu hút và điều phối nhân sự cho các nhóm công tác tại ba miền.

Tại dự án Hầm Hoàng Liên, Giám đốc Ban Điều hành Nguyễn Duy Sông nhấn mạnh yêu cầu vừa củng cố nguồn lực, vừa thống nhất cách thức thực hiện hồ sơ. Trong khi đó, Giám đốc Ban Điều hành dự án cao tốc Vinh - Thanh Thủy Nguyễn Đức Phương đề cập việc chủ động theo dõi, cập nhật giá vật liệu tại địa phương và gắn kết quả công việc của bộ phận kế hoạch, thu hồi vốn với cơ chế đánh giá phù hợp.

Đại diện các doanh nghiệp dự án, ban điều hành dự án cũng cho rằng việc thiết kế kỹ thuật và thi công được triển khai đồng thời trong điều kiện tiến độ cao đặt ra yêu cầu phải rút ngắn hơn nữa thời gian xử lý hồ sơ thiết kế, dự toán và khối lượng phát sinh; đồng thời tăng cường sự phối hợp giữa các đơn vị tư vấn, chủ đầu tư, doanh nghiệp dự án, tổng thầu và các đơn vị thi công.

Từ góc nhìn đơn vị tư vấn, Tổng Giám đốc CTCP Tư vấn Thiết kế Xây dựng Đại Phong Nguyễn Văn Dũng cho rằng, với các dự án có nhiều chủ thể cùng tham gia và yêu cầu tiến độ cao, quá trình khảo sát, khớp nối và hoàn thiện hồ sơ nghiệm thu kỹ thuật cần được phối hợp chặt chẽ ngay từ hiện trường.

Phân tích dưới góc độ quản lý chất lượng, Cố vấn Trần Chủng đặc biệt nhấn mạnh nguyên tắc nghiệm thu cuốn chiếu, tránh dồn khối lượng hồ sơ về cuối kỳ dự án. “Nghiệm thu khối lượng phải được thực hiện ngay sau khi hoàn thành từng công việc, từng giai đoạn. Tránh tình trạng để đến cuối dự án rồi mới phải bố trí một số nhân sự ở lại để hoàn thiện hồ sơ.”

Cố vấn Trần Chủng đặc biệt nhấn mạnh nguyên tắc nghiệm thu cuốn chiếu, tránh dồn khối lượng hồ sơ về cuối kỳ dự án.

Theo ông, làm đến đâu cần chốt khối lượng và hoàn thiện căn cứ pháp lý đến đó, qua đó bảo đảm tính minh bạch, chuẩn mực của hồ sơ, đồng thời giảm áp lực cho công tác thanh toán, quyết toán về sau.

Nâng cao quy trình, củng cố nguồn lực

Từ góc độ điều hành, các lãnh đạo Tập đoàn tập trung thảo luận các giải pháp về tổ chức nhân sự, cơ chế phối hợp, phân quyền và trách nhiệm trong quá trình thực hiện.

Tổng Giám đốc Khương Văn Cương đề nghị tiếp tục rà soát, tinh gọn hệ thống quy trình, quy chế phối hợp nội bộ, đồng thời làm rõ thẩm quyền và trách nhiệm của từng cấp để các Ban Điều hành chủ động hơn nữa trong xử lý công việc tại hiện trường. Cùng với đó, công tác quản lý, phân bổ nguồn lực cần bám sát tiến độ thực tế, bảo đảm hiệu quả sử dụng vốn và đáp ứng yêu cầu thi công.

Tổng Giám đốc Ngọ Trường Nam nhấn mạnh vai trò của lực lượng kế hoạch - nội nghiệp trong việc bảo toàn giá trị của công trình trên hồ sơ. “Việc tiết kiệm ca máy hay vật tư hiện nay là rất khó khăn, nhưng sự cẩn trọng và chuẩn xác trong hồ sơ nội nghiệp sẽ quyết định hoàn toàn hiệu quả của cả dự án.”

Theo ông Nam, khi khối lượng công việc ngày càng tăng, cần giao chỉ tiêu cụ thể cho người đứng đầu dự án và gắn kết quả thực hiện với cơ chế khuyến khích, đãi ngộ phù hợp. Đồng thời, các đơn vị cấp Tập đoàn cần chủ động tham gia xử lý những vấn đề vượt thẩm quyền của Ban Điều hành, hỗ trợ khơi thông các thủ tục và dòng tiền phục vụ thi công.

Tổng Giám đốc Nguyễn Lê Bách cũng khẳng định nghiệm thu, thanh toán là trách nhiệm xuyên suốt toàn bộ chuỗi thực hiện dự án, từ doanh nghiệp dự án, tổng thầu, nhà thầu đến các bộ phận chuyên môn và lãnh đạo các cấp. Để thống nhất cách thức thực hiện và phân định rõ trách nhiệm, Tập đoàn sẽ xây dựng “Cẩm nang điều hành và lập hồ sơ nghiệm thu”, hướng dẫn xử lý các tình huống cụ thể, đồng thời xác định rõ thẩm quyền của từng cấp.

“Giải pháp khác được đặt ra là đẩy mạnh chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ. Tập đoàn định hướng nghiên cứu ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong đánh giá hồ sơ nghiệm thu, thanh toán; đồng thời từng bước đưa công tác quản lý hồ sơ nội nghiệp của các nhà thầu lên hệ thống CMS, giảm phụ thuộc vào phương thức ký duyệt bản giấy và rút ngắn thời gian luân chuyển hồ sơ”, ông Bách nói thêm.

Tổng Giám đốc Nguyễn Lê Bách khẳng định nghiệm thu, thanh toán là trách nhiệm xuyên suốt toàn bộ chuỗi thực hiện dự án.

Phó Chủ tịch HĐQT, Tổng Giám đốc Nguyễn Quang Huy cho rằng việc củng cố lực lượng tại hiện trường là yêu cầu cần thiết khi số lượng dự án và khối lượng công việc cùng tăng. “Với số lượng dự án, khối lượng công việc đều tăng như hiện nay thì yêu cầu đầu tiên là con người. Giải quyết được vấn đề đội ngũ nhân sự thì sẽ tháo gỡ được các vướng mắc còn lại.”

Ông Huy nhấn mạnh, lãnh đạo Ban Điều hành các dự án cần đồng thời quan tâm đến chất lượng, tiến độ, thu hồi vốn, nghiệm thu và thanh quyết toán. Tại những dự án ở địa bàn khó khăn, cần bố trí lực lượng phù hợp ngay tại hiện trường để bảo đảm đầu vào hồ sơ, tăng cường phối hợp giữa các bộ phận liên quan. Bên cạnh việc hỗ trợ, điều phối từ cấp Tập đoàn, các Ban Điều hành cần chủ động tuyển dụng, luân chuyển, thu hút nhân sự phù hợp; quan tâm chế độ, quyền lợi và xây dựng môi trường làm việc để củng cố đội ngũ lâu dài.

Phó Chủ tịch HĐQT, Tổng Giám đốc Nguyễn Quang Huy cho rằng việc củng cố lực lượng tại hiện trường là yêu cầu cần thiết khi số lượng dự án và khối lượng công việc cùng tăng.

Trên cơ sở những vấn đề được nhận diện, các ban chuyên môn đề xuất đồng bộ các giải pháp về nâng cao quy trình, phát triển nguồn nhân lực, hoàn thiện công cụ pháp lý và tăng cường quản trị rủi ro.

Trong đó, Ban Kế hoạch - Kỹ thuật tập trung thúc đẩy nghiệm thu cuốn chiếu ngay tại hiện trường, định kỳ rà soát hồ sơ và xử lý kịp thời các phát sinh; đồng thời tăng cường kiểm soát tiến độ lập hồ sơ của các đơn vị tham gia dự án.

Ban Nhân sự chủ động xây dựng nguồn nhân lực kế cận, tăng cường đào tạo thực chiến, hoàn thiện chính sách thu nhập, phúc lợi và lộ trình phát triển nghề nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu mở rộng quy mô hoạt động.

Ban Pháp chế tiếp tục hoàn thiện quy trình và các công cụ kiểm soát theo hướng chủ động phòng ngừa rủi ro, với quan điểm hồ sơ đầy đủ, chặt chẽ là cơ sở bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp trong quá trình thực hiện dự án.

Với vai trò đồng chủ trì tọa đàm, Phó Chủ tịch HĐQT Nguyễn Tấn Đông nhấn mạnh yêu cầu tăng cường quản trị thực chiến tại các Ban Điều hành. Theo ông, người đứng đầu mỗi dự án phải chủ động rà soát nguồn lực, kiểm soát tiến độ lập hồ sơ ngay từ hiện trường và nhận diện sớm những khâu có nguy cơ ách tắc để kịp thời điều chỉnh cách tổ chức thực hiện.

Đặc biệt, công tác kế hoạch - kỹ thuật, nghiệm thu và thu hồi vốn cần được đặt trong một chuỗi điều hành thống nhất. Sản lượng đạt được trên công trường phải được cập nhật đầy đủ, kịp thời chuyển hóa thành hồ sơ nghiệm thu, làm cơ sở thanh toán và tạo dòng tiền phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.

Cố vấn Trần Chủng đề nghị tiếp tục tăng cường tính tuân thủ và trách nhiệm thực hiện tại các dự án. Mỗi giải pháp phải xác định rõ đầu mối chịu trách nhiệm, đồng thời hoàn thiện các công cụ kiểm soát để hạn chế rủi ro ngay từ quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng.

Chủ tịch Hội đồng Cố vấn Hồ Nghĩa Dũng khuyến nghị Tập đoàn xây dựng quy trình hồ sơ nội nghiệp phù hợp với đặc thù các công trình chịu sức ép tiến độ cao và thường xuyên phát sinh yêu cầu điều chỉnh. “Ta phải xác lập một quy trình hồ sơ nội nghiệp trong điều kiện công trình thi công với sức ép tiến độ cao, thay đổi thiết kế liên tục. Trong đó phân rõ trách nhiệm của ai làm cái gì, khi nào, để anh em ở dưới cứ theo đó mà triển khai.”

Kết luận tọa đàm, Phó Chủ tịch HĐQT Phan Văn Thắng yêu cầu các giải pháp phải được cụ thể hóa thành công việc, xác định rõ người thực hiện và thời hạn hoàn thành. “Mỗi ý kiến phải được trả lời vướng ở đâu, giải pháp gì, ai làm, bao giờ xong”, ông Thắng nhấn mạnh.

Theo Phó Chủ tịch HĐQT Phan Văn Thắng, thu hồi vốn phải được xác định là nhiệm vụ trọng tâm, thực hiện đồng thời với kiểm soát tiến độ, chất lượng và an toàn. Nguyên tắc xuyên suốt được xác định là: “Thi công đến đâu thì hồ sơ phải hoàn thiện đến đó, phát sinh đến đâu thì phải lập VO đến đấy”.

Phó Chủ tịch HĐQT Phan Văn Thắng phát biểu kết luận tọa đàm.

Để cụ thể hóa các nội dung đã thống nhất, Tập đoàn sẽ thành lập tổ công tác với các Phó Tổng Giám đốc phụ trách Kế hoạch - Kỹ thuật làm đầu mối, rà soát giá trị dở dang, khối lượng phát sinh và hồ sơ liên quan đến thanh quyết toán; lập danh mục, xác định người phụ trách và thời hạn xử lý từng nội dung.

Ban lãnh đạo Tập đoàn đồng thời yêu cầu rà soát lực lượng Kế hoạch - Kỹ thuật, trong đó có bộ phận kế hoạch thu hồi vốn; đánh giá năng lực để bố trí phù hợp, kết hợp tuyển dụng, điều động và thu hút nhân sự. Việc giao chỉ tiêu, đánh giá và khen thưởng được thực hiện trên cơ sở kết quả, hiệu quả công việc.

Đánh giá kết quả chương trình, Chủ tịch Hội đồng Cố vấn Hồ Nghĩa Dũng cho rằng tọa đàm đã làm rõ nhiều vấn đề thực tiễn và đề nghị ban lãnh đạo Tập đoàn sớm chuyển hóa các nội dung thống nhất thành chương trình hành động để triển khai.

Ông cũng đề nghị các chương trình tiếp theo duy trì tăng cường trao đổi từ các Ban Điều hành dự án để nội dung bám sát thực tế công trường. Hội đồng Cố vấn sẽ phối hợp nghiên cứu tổ chức thêm các tọa đàm chuyên đề, trong đó có công tác quản lý thiết bị.

Kiểm soát tốt hồ sơ nội nghiệp là cơ sở để Tập đoàn chủ động quản trị rủi ro, bảo đảm dòng tiền và hiệu quả triển khai dự án. Từ các nhiệm vụ được xác định tại tọa đàm, công tác kế hoạch, kỹ thuật, nghiệm thu, thanh quyết toán và thu hồi vốn sẽ tiếp tục được tổ chức theo một chuỗi điều hành thống nhất, xuyên suốt từ từng công trường đến Tập đoàn.

Tin bài: Hoàng Sang - Ảnh: Anh Quý