10月06日，DEOCA集团组织召开了关于项目内业资料编制、验收及工程结算工作的专题座谈会。会议重点评估了目前的推进落实情况，识别了需要持续改进的内容，并统一了相关解决方案，旨在提高内业资料质量，加快各项目的资金回笼进度。

本次座谈会由董事会副主席潘文胜与董事会副主席阮晋东共同主持。集团顾问委员会、系统总裁班、全系统各专业部门及项目管理班子代表，以及各家咨询单位共同出席了会议。

座谈会全景。

档案工作必须与进度和现金流同步

董事会副主席潘文胜在座谈会开幕式及致辞中，对近期在验收、结算和决算工作中所取得的转变予以了肯定。在取得成果的同时，他要求各单位继续改进档案编制与审批的进度；提升对新增工程量（变更量）的管控质量，并加快各项目的决算工作。

潘文胜强调了内业工作的重要性，他指出：“验收、结算和决算工作是决定将施工成果转化为生产经营效益的关键环节。工程施工完成了，但档案文件还没做完，就不能算真正完成了工作，这将影响企业再生产的现金流。”

董事会副主席潘文胜对近期在验收、结算和决算工作中所取得的转变予以了肯定。

据此，座谈会被要求直击实际问题，明确指出原因、解决方案、责任对接部门及处理期限，以此作为未来一段时间内形成具体行动计划的基础。

顾问委员会主席胡义勇评价称，该专题内容触及了建设管理中的核心问题。在他看来，档案资料不仅仅用于验收和付款，更是证明工程质量的依据。“工程建得再漂亮，如果没有档案证明，也不能被视为达到质量要求，”顾问胡义勇如是指出。

顾问委员会主席胡义勇在会议上发表讲话。

在各项目承受着进度、天气和材料等巨大压力的条件下，胡义勇指出，档案工作必须与施工同步进行，而不能等到工程完工后才集中完善相关手续。

高级顾问吴文贵在引言中分析称，内业工作在整个项目实施过程中发挥着贯穿始终的作用。做好这项工作不仅有助于控制进度、质量和成本，加快资金拨付与回笼，还能为完善竣工档案奠定基础，从而服务于投资后的工程管理与运营。

高级顾问吴文贵分析称，内业工作在整个项目实施过程中发挥着贯穿始终的作用。

吴文贵先生表示，一些项目的实际情况表明，决算手续的完善时间仍然较长。因此，需要继续统一执行方法，提升各方的主动性与协同配合，以缩短档案文件处理时间，加快资金周转。

疏通工地现场的“堵点”

据座谈会上汇报，近期档案管理、验收和资金回笼工作已取得了积极转变。然而，在项目规模日益扩大、进度要求高且多项工作同时展开的背景下，内业工作仍需继续以更加同步、主动的方式进行组织。

各方意见主要集中在几个重点问题上：缩短设计文件、预算及工程量变更文件的处理时间；加强项目各参与主体之间的协同配合；规范档案编制与管理工作，并巩固计划-技术人力资源，以满足不断增长的工作量。

结合东登 - 茶岭项目的实际情况，集团副总经理兼项目总承包执行委员会主任范维孝建议，继续巩固计划-技术力量，提升在三个地区（北、中、南）工作组的人员吸引与调配能力。

在黄连山隧道项目上，执行委员会主任阮维松强调了既要巩固资源、又要统一档案编制方法的各项要求。与此同时，荣市-清水高速公路项目执行委员会主任阮德方则提到了要主动跟踪、更新地方材料价格，并将计划与资金回笼部门的工作成果与相应的评估机制挂钩。

各项目企业和项目执行委员会的代表也认为，在进度要求很高的情况下，技术设计与施工是同时展开的，这就要求进一步缩短设计文件、预算及工程量变更文件的处理时间；同时加强咨询单位、投资商、项目企业、总承包商以及各施工单位之间的协作。

从咨询单位的角度来看，大风建设设计咨询股份公司总经理阮文勇认为，对于有多个主体共同参与且进度要求高的项目，现场勘测、对接以及技术验收档案的完善工作，必须从施工现场开始就进行紧密配合。

从质量管理的角度进行分析，顾问陈种特别强调了滚动验收（逐段验收）的原则，避免将大量档案工作堆积到项目后期。“工作量验收必须在完成每一项工作、每一个阶段后立即进行。要避免出现直到项目结束时才留置部分人员来完善档案的情况。”

顾问陈种特别强调了滚动验收（逐段验收）原则，避免将大量档案工作堆积到项目后期。

在他看来，做到哪一步就需要把哪一步的工程量核定下来并完善相应的法律依据，从而确保档案的透明度与规范性，同时减轻后续付款和决算工作的压力。

优化流程，巩固资源

从经营管理角度出发，集团领导层重点讨论了执行过程中的人员组织、协同机制、分权与责任等方面的解决方案。

总经理姜文岗建议继续审查并精简流程系统与内部协同规章，同时明确各级权限与职责，以便各项目执行委员会在处理现场工作时更加主动。与此同时，资源的管理与分配必须紧跟实际进度，以确保资金使用效率并满足施工要求。

总经理午长南强调了计划- 内业力量在档案中保全工程价值的作用。“如今要节约机械台 班或物资非常困难，但内业档案中的谨慎与精准将完全决定整个项目的效益。”

午长南先生表示，随着工作量日益增加，需要为项目负责人下达具体的指标，并将执行结果与相应的激励和福利机制挂钩。同时，集团级单位需要主动参与处理超出执行委员会权限的问题，协助疏通手续和施工现金流。

总经理阮黎柏也断言，验收与付款是贯穿整个项目执行链的责任，涉及项目企业、总承包商、施工承包商以及各专业部门和各级领导。为了统一执行方式并明确划分责任，集团将编制《验收管理与档案编制手册》，指导具体情况的处理，并明确各级的权限。

“提出的另一个解决方案是大力推进档案管理数字化。集团的导向是研究将人工智能（AI）应用于验收和付款档案的评估中；同时逐步将各承包商的内业档案管理工作接入 CMS 系统，减少对纸质版签署流转方式的依赖并缩短档案流转时间，”柏先生补充道。

总经理阮黎柏断言，验收与付款是贯穿整个项目执行链的责任。

董事会副主席兼总经理阮光辉认为，在项目数量和工作量双重增长的背景下，巩固现场力量是一项紧迫的要求。“在当前项目数量和工作量均有所增加的情况下，首要要求就是人。解决了人员队伍的问题，其余的难题也就迎刃而解了。”

阮光辉先生强调，各项目执行委员会领导需要同时兼顾质量、进度、资金回笼、验收以及结算决算工作。在条件艰苦地区的项目上，必须在现场合理部署相应力量，以确保档案资料的源头质量，并加强各相关部门之间的协同配合。除了集团层面的支援与统筹外，各执行委员会还需主动招聘、轮岗并吸引合适的人才；同时关心员工的待遇与权益，打造良好的工作环境，以巩固长远的人才队伍。

董事会副主席兼总经理阮光辉（Nguyễn Quang Huy）认为，在项目数量和工作量双重增长的背景下，巩固现场力量是一项紧迫的要求。

在识别出的各项问题基础之上，各专业部门提出了同步实施的解决方案，涵盖优化流程、发展人力资源、完善法律工具以及加强风险管控等方面。

其中，计划-技术部重点推进施工现场的滚动验收（逐段验收），定期审查档案文件并及时处理各项变更；同时加强对项目各参与单位档案编制进度的管控。

人事部主动构建后备人才梯队，加强实战培训，完善薪酬福利政策和职业发展路径，以满足业务规模不断扩大的要求。

法务部继续完善流程与管控工具，秉持积极预防风险的导向，认为完整、严密的档案是项目实施过程中保护企业合法权益的基础。

作为座谈会的共同主持者，董事会副主席阮晋东强调了加强各项目执行委员会实战管理的要求。他指出，每个项目的第一负责人必须主动盘点资源，从施工现场抓起把控档案编制进度，并尽早识别存在梗阻风险的环节，以便及时调整组织实施方式。

特别是计划 - 技术、验收和资金回笼等工作，必须纳入统一的经营管理链条中。工地上达到的产值必须得到充分、及时的更新，转化为验收档案，以此作为付款的依据，并为生产经营活动创造现金流。

顾问陈种建议在各个项目中继续增强合规性与执行责任。每一项解决方案都必须明确责任对接主体，同时完善管控工具，从合同签署和履约过程中最大限度地规避风险。

顾问委员会主席胡义勇建议集团构建符合高进度压力、且经常产生调整要求的工程特性的内业档案流程。“我们必须在工程施工承受高进度压力、设计频繁变更的条件下，确立一套内业档案流程。其中要明确谁来做、做什么、什么时候做，以便基层员工能够据此开展工作。”

座谈会总结时，董事会副主席潘文胜要求将各项解决方案具体化为实际工作，明确责任人及完成期限。“每一个意见都必须回答卡在什么地方、有什么解决方案、谁来做、什么时候完成，”潘文胜强调。

董事会副主席潘文胜指出，资金回笼必须被确定为核心任务，与进度、质量和安全控制同步进行。贯穿始终的原则被确立为：“施工到哪里，档案就要完善到哪里；工程量发生变更（VO）到哪里，就要编制到哪里。”

董事会副主席潘文胜发表座谈会总结讲话。

为了将达成共识的内容具体化，集团将成立工作小组，由分管计划-技术的副总经理担任牵头人，对在建工程未完工价值、变更工程量以及与结算决算相关的档案进行梳理；建立清单，明确各项内容的负责人及处理期限。

集团领导层同时要求对计划-技术力量（包括资金回笼计划部门）进行全面梳理；评估人员能力以进行合理调配，并结合招聘、调动与人才吸引工作。工作指标的下达、绩效评估与奖励将根据工作成果及实效来执行。

评估该计划的成果时，顾问委员会主席胡义勇认为，此次座谈会阐明了许多实际问题，并建议集团领导层尽早将达成共识的内容转化为行动计划予以落实。

他还建议后续的座谈会继续加强与各项目执行委员会的交流，以确保内容紧贴施工现场实际。顾问委员会将协同研究举办更多专题座谈会，其中包括设备管理工作。

做好内业档案管控是集团主动进行风险管理、保障现金流及项目高效实施的基础。根据座谈会上确定的各项任务，计划、技术、验收、结算决算和资金回笼工作将继续按照统一、贯穿各施工现场至集团总部的管理链条进行组织。

撰文：黄桑 - 摄影：英贵